قدِّم طلبك الآن
مثلما هو واقع الحال في باقي مؤسسات الدولة، يعمل الفريق الإداري لجامعة حمد بن خليفة من المنزل في الوقت الحالي. وقد طلبنا من ثلاثة من مسؤولي الاتصال بالجامعة أن يصفوا لنا يوم العمل من المنزل في إيجاز، وأن يقدموا نصائحهم الشخصية للحفاظ على الروح الإيجابية ومستوى الإنتاجية في ظل حالة الإغلاق العام.
سبيكة شعبان من كلية الدراسات الإسلامية
ما هي مسؤولياتكِ في جامعة حمد بن خليفة وكيف تقومين بمهامكِ في الوقت الحالي؟
أعمل أخصائي دوريات ومنشورات أكاديمية بكلية الدراسات الإسلامية في جامعة حمد بن خليفة، وتنطوي مهام عملي على تنسيق جوانب الاتصال الداخلي والخارجي داخل الكلية، بالتعاون مع إدارة الاتصال في الجامعة؛ بهدف تسهيل تنفيذ مشاريع محددة مثل مجلة الطلاب، والفعاليات التي ينظمها مكتب العميد، والأنشطة ذات العلاقة، وتقديم الدعم اللازم لمكتب العميد.
كيف حال العمل من المنزل والتواصل مع الزملاء عبر الإنترنت؟ وماذا عن روح الفريق؟
يمثَّل العمل من المنزل تحولاً كبيرًا من نمط العمل المعتاد. فعادةً ما أقوم بتنفيذ معظم مهام عملي بشكل مستقل، وقد سهّل ذلك من أداء مهامي عن بُعد، وهي التي يمكن إنجازها في الغالب عبر البريد الإلكتروني. من دون شك، ساعدت التكنولوجيا كثيرًا في هذا التحول، وتمكّنا من مواصلة جدولة الاجتماعات الأكثر إلحاحًا. وقد نسقنا مؤخرًا لعقد "منتدى" افتراضي مع العميد، حيث تمكن الطلاب من التعبير عن شواغلهم وطرحوا أسئلتهم على العميد بشكل مباشر، وتلقوا عنها إيضاحات فورية. وكان فريق تكنولوجيا المعلومات لدينا متجاوبًا للغاية لإصلاح أي عطل في النظام، وكانوا فعلاً المحرك الرئيسي لنجاحنا في هذه الفترة، فهم الأبطال الحقيقيون في هذه المرحلة، وقد ساعدونا على التكيّف حرفيًا بين عشية وضحاها، والتحوّل بشكل سلسل ومريح إلى نظام العمل عن بُعد، بعد أن زودونا بجميع الأدوات المناسبة والدعم الفني اللازم. وقد اضطررنا إلى استخدام أدوات لم نهتم بها في السابق، وهو ما كان مصدر سعادة وشغف لي ولزملائي.
ما هي أهم ثلاث نصائح لديك بشأن العمل من المنزل؟
تعتبر أي عملية انتقال أو تحوّل بالأساس تجربة يمكن التعلّم منها، وينبغي علينا أن نستفيد منها بشكل حقيقي. فقد واجهت بعض لحظات من عدم الاستقرار، وعندما بدا الأمر مصحوبًا بتحديات تتعلق بالتزامات تجاه الأسرة والمنزل، ولكن سرعان ما تعلمت كيف أتجاوز هذه العقبات التي تقف في طريق تحقيق المنجزات الأساسية في هذا الوقت.
أولاً، ولأنني لدي المساحة المرنة داخل المنزل، فإنني أميل إلى تغيير بيئة العمل الخاصة عند الضرورة، من المكتب بالمنزل إلى الحديقة ثم إلى طاولة الطعام، حسب المهمة المطلوبة، لكسر رتابة العمل من داخل غرفة مغلقة.
ثانيًا، مع وجود طفلين صغيرين يدرسون حاليًا عبر الإنترنت أثناء ساعات عملي، فقد كان هناك تصور بأن عملية التكيّف هذه لن تكون سلسة بالمرة. وأخذت فترات الراحة اللازمة لإعداد وشرح المهام التي تم التكليف بها وتناول الغداء مع العائلة. عادة ما أضطر إلى العمل لفترة أطول قليلاً لتعويض الوقت الضائع، وهذا يساعد على ضمان الحد الأدنى من انقطاع العمل من قبل الأطفال المحبطين من بقائهم بالمنزل، بينما أحاول أنا التركيز على مشاريع محددة. فالأمر ليس سهلاً على الإطلاق، ولكن بالتأكيد يمكن التعامل معه.
أخيرًا وليس آخرًا، ليس هناك شك فيما يتعلق بفوائد العمل من المكتب، مع توافر التواصل البشري، وتبادل الأفكار بشكل مباشر، والعمل في بيئة مصممة لتعزيز الإنتاجية. ومع ذلك، وفي غضون هذه المرحلة، من الضروري أيضًا الاستفادة من المزايا التي يقدمها المنزل، سواء العوامل الأساسية أو الثانوية على حدٍ سواء، وهي: القدرة على إيقاف جميع عوامل تشتيت الانتباه خلال العمل بشكل منفرد على مهمة معقدة دون انقطاع بسبب الاجتماعات أو المكالمات المستلمة عبر خط المكتب، وهو ما يوفر وقتًا للاستعداد للعمل أو التنقل، والقدرة على تحضير القهوة المفضلة في المطبخ الشخصي لزيادة القدرة على التركيز، والعمل مرتديًا ملابس مريحة بالمنزل، وما إلى ذلك. فالوضع العام في المجمل بعيد عن المثالية، لكن يمكن أن نحسن الأداء عندما نركز على الإمكانات والفرص بدلاً من التفكير فيما يكتنفه من قيود.
ديلراز كونومال من معهد قطر لبحوث البيئة والطاقة
ما هي مسؤولياتكِ في جامعة حمد بن خليفة وكيف تقومين بمهامكِ في الوقت الحالي؟
أنا أشرف على إدارة الاتصال والعلاقات العامة والتواصل في معهد قطر لبحوث البيئة والطاقة. وفي إطار مهام وظيفتي، أعمل مع الفريق على إصدار البيانات الصحفية، والنشرات الإخبارية الداخلية، وأقدم الدعم لقسم العلاقات العامة، من أجل ضمان التعريف بفريقنا وما نقوم به من مهام. كما أعمل على إعداد الفعاليات والأنشطة على مستوى المعهد، وغيرها من الفعاليات المجتمعية.
ومع تفعيل نهج العمل عن بُعد في جامعة حمد بن خليفة، كما هو الحال في مؤسسة قطر، اضطررنا إلى إعادة جدولة بعض فعالياتنا واستهلال البعض الآخر. ونبحث في المنصات الرقمية ونخطط لعقد الندوات عبر الإنترنت مع مديري الأبحاث بالمعهد في إطار التواصل مع المجتمع. كما ينظم معهد قطر لبحوث البيئة والطاقة جلسات تعويضية للسيدات باستخدام المنصات الرقمية، مثل ميكروسوفت تيمز (Microsoft Teams) باعتباره نشاط يستهدف بناء فريق متكامل. وفيما يتعلق بالأنشطة الأخرى مثل البيانات الصحفية، فإن الأمر أسهل بكثير، لأن معظم هذه البيانات تُنجز من خلال رسائل البريد الإلكتروني حتى قبل حلول هذه الظروف الاستثنائية. ويكمن التحدي الوحيد الذي نواجهه في الصور، وتحديدًا الصور التي يمكن أن تعكس الرواية بأفضل طريقة.
نحن نتعلم ونتطور باستمرار للتكيّف مع الوضع من حولنا، ونحصل على دعم كبير من إدارة معهد قطر لبحوث البيئة والطاقة والموظفين وفريق الاتصال بجامعة حمد بن خليفة، ومن كل الكيانات التابعة لمؤسسة قطر وجامعة حمد بن خليفة.
كيف حال العمل من المنزل والتواصل مع الزملاء عبر الإنترنت؟ وماذا عن روح الفريق؟
تُعد رسائل البريد الإلكتروني والاجتماعات عبر الإنترنت والتطبيقات الرقمية مثل "واتساب" أمرًا بالغ الأهمية في تعزيز إنتاجية فريق العمل خلال هذه المرحلة. إنها تساعدنا على التواصل بشكل فعال. ومع ذلك، فإن النقاشات المباشرة هي بالطبع أكثر ما اعتدنا عليه، وأنا أتطلع إلى معاودة ممارستها من جديد. وتبقى روح الفريق موجودة، ونحن جميعًا نواجه هذا الموقف، وسوف يواصل كل منا مساندته للآخر. إن وجود فريق متآلف ومتماسك ولديه نفس الغايات من شأنه أن يُحدث الفارق اللازم.
ما هي أهم ثلاث نصائح لديك بشأن العمل من المنزل؟
- من المهم جدًا أن يكون المرء منفتحًا ومستعدًا للتكيًف. هذا الأمر جديد علينا جميعًا، ونحن نتعلم من هذا الواقع الجديد. بإمكانك طرح الأسئلة وطلب التوضيح والمساعدة عند الضرورة، والإفصاح عندما تكون غير متأكد من كيفية متابعة العمل، وسيكون لدى شخص ما في الفريق الإجابة على استفسارك، وبالتالي يمكننا المضي قدمًا.
- تأكد من أن خطوط الاتصال مفتوحة ومتاحة وكن متجاوبًا قدر الإمكان. والآن، كل منا لديه أولويات مختلفة، حتى أن التسوق من البقالة أصبح تجربة مختلفة، وفي هذه الأوقات، من المهم أن يشعر كل عضو في فريق العمل أن الآخرين يسمعونه وأن ما يقوم به مهم. ففي إطار أنشطة لجنة عمليات الطوارئ في معهد قطر لبحوث البيئة والطاقة، يعمل فريقنا على ضمان أن كل شخص لديه طلب أو مسألة سيتلقى الاستجابة المطلوبة في أقل من نصف ساعة، حيث يساعد هذا الأمر في رفع معنويات الفريق بشكل كبير للغاية.
- خذ وقتًا للراحة وأغلق جهازك. إننا نواجه تحديًا لم نعهده من قبل، وعلى هذا النحو، يمكن أن تكون بعض الأيام صعبة للغاية. وبصرف النظر عن العمل، أصبح الكثير منا الآن يقوم بدور المعلم لأطفاله في المنزل، وأكثر مشاركة أيضًا في أنشطة المنزل، سواء الطبخ أو التنظيف أو غير ذلك من أعمال المنزل، ومن السهل أن تصاب بالاجهاد أو تشعر بالإحباط. وعندما تشعر بذلك، تحتاج إلى التوقف والتقاط الأنفاس، لذلك، أحصل على بعض الشوكولاتة، أو خذ حمامًا ساخنًا، أو شاهد شيئًا ما، أو اقرأ شيئًا ممتعًا لمزيد من صفاء الذهن، ثم عد إلى العمل وأنت أكثر حيويةً. إن مواصلة العمل في حين يحتاج العقل إلى مساحة من الراحة يؤثر سلبًا على جودة العمل. فمجرد قضاء ساعة على الأرجح تساعدك على تحقيق المزيد من الانتاجية بطريقة أكثر كفاءة
عمر سعود من معهد قطر لبحوث الطب الحيوي
ما هي مسؤولياتك في جامعة حمد بن خليفة وكيف تقوم بمهامك في الوقت الحالي؟
بصفتي أخصائي اتصال في معهد قطر لبحوث الطب الحيوي، تتطلب مهام عملي التواصل المنتظم مع مختلف الأفراد والأقسام والإدارات. وعلى الرغم من أن فكرة العمل عن بُعد بدت في البداية صعبة للغاية، إلا أنها في الواقع مجرد تغيير للطريقة التقليدية التي ندير بها عملنا.
كيف حال العمل من المنزل والتواصل مع الزملاء عبر الإنترنت؟ وماذا عن روح الفريق؟
كان لتفشي فيروس كورونا والتدابير الاحترازية التي اتبعتها الحكومات في جميع أنحاء العالم تأثير كبير. فقد واكبها بلا شك نهج جديد في طريقة التفكير، يعكس مدى السرعة التي يمكننا بها التكيًف مع هذه الظروف الجديدة، وما زلنا قادرون على تحقيق المنجزات المطلوبة عن بُعد.
فقد كان التواصل مع الزملاء قبل تكليفنا بالعمل من المنزل، من خلال الاجتماعات الرسمية أو غير الرسمية اليومية، وعبر رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية. ولم تتغير العديد من نُهج الاتصال بشكل كبير، حيث تُعقد الاجتماعات الآن حصريًا عبر المكالمات الهاتفية، أو باستخدام منصات الاجتماعات والفيديو كونفرانس عبر الإنترنت. وكما هو حال العديد من الزملاء، توقعت أن يؤثر ذلك سلبًا على منجزاتنا، ولكن في الواقع، لم يحدث هذا على الإطلاق. ومن وجهة نظري، لا يزال العمل يسير بوتيرة سلسة، ويؤدي أعضاء الفريق عملهم كالمعتاد، وجميعنا يفي بالمواعيد المحددة لمهام عمله دون أي تأخير.
ما هي أهم ثلاث نصائح لديك بشأن العمل من المنزل؟
أعتقد أن فريق العمل في جميع الإدارات قد أثبتوا أنهم على استعداد وقادرون على التعامل مع الوضع الجديد، واستخدام أساليب ونُهج بديلة. وأنا شخصيًا أتبع الطرق الثلاث أدناه في إدارة الوضع الجديد.
- أقوم بإعداد جدول بالأعمال الاعتيادية اليومية والتزم به. على سبيل المثال، أستيقظ في نفس الوقت المعتاد كما كان الحال عندما كنت أقود سيارتي إلى العمل. وأقضي نصف ساعة في المشي حول المجمع السكني كل يوم.
- أخذ فترات راحة قصيرة، وبشكل منتظم، للنظر من خلال النافذة أو التحدث إلى أشخاص آخرين.
- أخصص بعض الوقت لأفراد أسرتي، وأحاول الاستمتاع ببعض الوقت معهم وخاصة أولادي.